Financeiro

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Aprenda o que é e como fazer um fluxo de caixa para sua empresa O controle de fluxo de caixa permite cuidar da saúde financeira da sua empresa. Aprenda o que é e como fazê-lo de forma correta.

Por Francesca Rodrigues

Um dos maiores motivos de falência de empresas é o desconhecimento do empresário em relação às finanças do seu empreendimento. Quando menos se espera, a situação já fugiu do controle e não tem mais escapatória.

Muitas empresas deixam de fazer o controle financeiro por achar que esta é uma tarefa complicada e que demanda muitas pessoas ou muito tempo e isso é um grande engano.

O fluxo de caixa é a ferramenta ideal para os empreendedores que querem velocidade e gestão, pois é através dela que controla-se todos os recebimentos e pagamentos de forma eficaz.

Ao ter esse conhecimento, o empresário ou gestor consegue tomar decisões baseadas em números, tendo maior clareza da hora de reinvestir o dinheiro ganho ou cortar gastos, por exemplo.

Nesse artigo você vai aprender o que é fluxo de caixa, como utilizá-lo e quais os benefícios para sua empresa. Acompanhe!

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle financeiro que permite visualizar as entradas e saídas de dinheiro das contas da empresa.

Assim é possível entender onde se está gastando mais e quais as possibilidades para se apertar o cinto ou investir.

Também é possível acompanhar as receitas, possibilitando um entendimento sobre o seu faturamento e traçando metas mais adequadas para os próximos meses.

Acompanhar o fluxo de caixa é uma das mais importantes e básicas atividades que o empresário, ou sua equipe, tem que desempenhar para a saúde financeira do empreendimento.

Ter o controle desses valores evita endividamentos, gastos desnecessários e, em casos mais graves, a falência.

Ao conhecer e acompanhar o fluxo de caixa, o empresário tem em mãos informações importantes para criar estratégias para o seu negócio sobreviver e crescer.

Como fazer um fluxo de caixa

Muitos empreendedores pensam que fazer um fluxo de caixa efetivo é muito trabalhoso e isso é um grande equívoco.

Investindo apenas 30 minutos por dia é suficiente para você ter não só o fluxo de caixa, mas o controle total do financeiro da sua empresa.

Vamos começar?!

Registre as suas movimentações financeiras

O primeiro passo é ter registrado as movimentações financeiras da sua empresa.

Muitas empresas começam a gestão financeira querendo dar conta dos registros passados e isso é um grande erro.

O que já passou não pode ser mudado, portanto, não se preocupe com os registros anteriores, comece pelo dia de hoje.

Priorize os dados do mês corrente e tudo o que está em aberto. Pois assim, você consegue ter uma noção da sua posição atual e começa a desenhar um futuro diferente.

Além de registrar suas operações, você deve categorizar corretamente a movimentação financeira.

Como categorizar corretamente suas despesas e receitas

A categoria é responsável por mostrar para onde seu dinheiro está indo ou de onde ele está vindo.

Por isso, é muito importante categorizar as suas despesas e receitas corretamente.

Aqui vale a dica de não criar categorias muito detalhadas.

Por exemplo, se você tem uma indústria de alimentos e compra açúcar e leite para matéria prima, não é necessário ter uma categoria para cada produto. Você pode ter, por exemplo, uma categoria de “Fornecedores”.

É claro que se para sua empresa é necessário saber separadamente sobre cada um desses custos, você pode categorizá-los conforme necessidade.

Mas, lembre-se que quanto mais categorias você tiver, mais complexa fica a leitura e entendimento deste relatório.

Outro cuidado a ser tomado é fugir de categorias como “Custos: Outros” e “Custos: Diversos”.

Quando há categorias muito abrangentes, como outros e diversos, a tendência é que você passe a categorizar todos os gastos e receitas não previstas como tal, trazendo dados inconsistentes para análise.

Uma sugestão é criar a categoria conforme a demanda. Quando aparecer alguma despesa que não se enquadre em uma categoria já cadastrada, crie uma nova. Não se preocupe logo de cara em criar todas as categorias adequadas para todas as receitas e despesas.

Registrando suas operações

Agora que você já sabe categorizar corretamente as suas movimentações financeiras, é hora de começar os registros.

Você pode optar por um sistema de gestão como o Fácil123 ou utilizar uma planilha gratuita, fazendo o download aqui.

A medida que forem ocorrendo as movimentações financeiras, sejam elas oriundas de receitas ou de despesas, você deve lançá-las na linha da categoria correspondente.

Por exemplo, se eu recebi uma quantia de R$ 250,00 referente a receita com produto, devo registrar:

Agora, imagine que no mesmo dia recebi uma outra quantia de R$ 100,00 também referente a receita com produto.

É necessário somar com o valor anterior e registrar:

O mesmo vale para os pagamentos. A medida que forem acontecendo, vá registrando na sua planilha.

É importante lembrar que cada mês deve ser registrado separadamente, para assim ter um comparativo válido entre os períodos desejados.

Imagine, por exemplo, que minha empresa gastou de energia elétrica em janeiro R$ 100,00 e em fevereiro R$ 120,00. O lançamento deve ser feito da seguinte forma:

Se no final do período apurado as informações encontradas na planilha ou no sistema de gestão não estiverem de acordo com as registradas nas contas, o seu caixa furou. Veja como resolver esse problema por meio desse artigo.

Projetando os próximos meses

Outra utilidade do fluxo de caixa é a projeção dos meses futuros.

Isso não quer dizer que você vá fazer um controle de contas a pagar e receber a partir da planilha de fluxo de caixa e tampouco um planejamento financeiro.

Os lançamentos futuros devem ser das contas e receitas que acontecerão com certeza. Por exemplo: se você sabe que todos os meses gasta R$ 100,00 de energia elétrica, já pode deixar esses valores registrados conforme a imagem:

É importante que você lembre-se de atualizar a planilha com os valores reais das previsões. Por exemplo, se você gastou R$ 105,00 de energia no mês de fevereiro, é esse valor que deve ser registrado.

O mesmo vale para as receitas. Lançando os valores futuros pode-se ter uma noção se a sua empresa terá ou não condições de cobrir os gastos que estão por vir.

Assim, é possível tomar alguma ação antes de ter um problema, como acelerar as vendas ou reduzir algum gasto.

Aqui também vale um último lembrete: não confunda fluxo de caixa com planejamento financeiro. No fluxo de caixa você deve colocar dados que irão acontecer de gastos e recebimentos. No planejamento financeiro você utilizará estimativas.

É evidente que fazer todo esse controle em uma planilha não é o cenário ideal. Com um sistema de gestão como o Fácil123, além de evitar redigitações, você ganha tempo e velocidade.

Analisando os dados do fluxo de caixa

Depois de fazer os lançamentos, é hora de colher os benefícios do fluxo de caixa.

No final do mês, é possível saber o saldo operacional do período.

O saldo operacional é a diferença entre as entradas e as saídas do caixa.

Se esse saldo for negativo, não quer dizer que você teve prejuízo e sim que a empresa teve um déficit no caixa, como por exemplo, investiu na compra de equipamentos com pagamento à vista.

Mas, se o saldo for negativo com certa frequência, é preciso tomar cuidado, pois você pode estar tendo prejuízos.

Já o saldo final é o resultado do saldo anterior, aquilo que você tinha em caixa, menos o saldo operacional.

Caso esse esteja negativo, é preciso atenção. Isso significa que você não tem capital de giro para honrar seus compromissos e que você precisará recorrer às suas economias ou até mesmo a um empréstimo.

Além de analisar os saldos, por meio do fluxo de caixa é possível visualizar como a sua empresa está se saindo em comparação aos meses anteriores.

Por exemplo: se as receitas e despesas aumentaram, por meio do fluxo de caixa, é possível entender porque isso aconteceu. Se for necessário reduzir gastos se tem uma visão completa de quais os custos que pesam mais no orçamento e quais são aqueles que pode-se apertar os cintos.

Além de todos esses benefícios, você pode começar o próximo ano com um planejamento financeiro baseado em fluxo de caixa, sem toda aquela complicação de DRE e dados quase impossíveis de serem apurados.

Devo calcular o fluxo de caixa usando regime de caixa ou regime de competência?

O fluxo de caixa deve ser montado considerando as datas em que os pagamentos ou recebimentos efetivamente aconteceram, ou seja, através do regime de caixa.

Apesar de ser um termo técnico, a ideia é bem simples.

Imagine, por exemplo, que você comprou um equipamento. Não importa a data que você comprou, o que importa é a data que irá pagar por ele.

Se você tem dúvidas sobre esse assunto, sugiro a leitura deste post.

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