Temos certeza que você, empreendedor, já pesquisou algum método ou ferramenta que pudesse otimizar os seus processos. O sonho de toda empresa é aumentar a satisfação dos clientes, ampliar os lucros e diminuir os custos, certo?
Para você ter sucesso com essas metas é essencial que tenha um bom planejamento. É aí que o Ciclo PDCA entra: auxiliando na elaboração e execução do planejamento estratégico de forma eficaz e contínua.
Mas afinal, o que é Ciclo PDCA?
Em 1930 o conceito do PDCA apareceu, mas foi só pelos anos 50 no Japão que a ferramenta ficou amplamente conhecida através de palestras voltadas para qualidade.
O Ciclo PDCA ficou conhecido por buscar melhorias contínuas nas etapas do planejamento estratégico. Por ser um ciclo, o PDCA não tem interrupções e muito menos intervalos, é um processo constante.
O nome PDCA tem a ver com a sua metodologia:
A letra P significa Plan que em inglês é planejamento.
A letra D é Do que significa fazer.
O C refere-se a Check que como o nome sugere é conferir.
E a letra A é Act que representa a ação.
Há quem diga que o seu nome surgiu através de outra sigla: “Promete, Depois Corre Atrás”. 😂
A finalidade do ciclo é aperfeiçoar os processos com a identificação das causas dos problemas e implementar soluções eficazes.
As etapas do Ciclo PDCA
O PDCA passa por quatro etapas cíclicas que são essenciais para o bom funcionamento da ferramenta:
Plan
O Plan ou planejamento é a primeira etapa do ciclo. Assim como o nome propõe é a hora de planejar.
Para começar é fundamental identificar os problemas e traçar estratégias para a correção desses. É interessante analisar e entender o fenômeno e o processo, para só então, fazer o plano de ação.
Para o plano de ação funcionar é necessário ter o objetivo e os métodos que serão utilizados bem definidos. Quanto mais descritivo for o seu plan, mais fácil de conseguir realizá-lo.
Atente-se também para um ponto importante: algumas resoluções de problemas podem ser reversíveis, outras não. Por exemplo: se você mudar as etapas de um procedimento e não alcançar o resultado esperado, é fácil de voltar atrás e tentar novas possibilidades. Agora se você, por exemplo, mudar a estrutura organizacional da sua empresa, é muito difícil desfazer essa modificação.
Ter clareza do seu objetivo é essencial para o sucesso do Ciclo PDCA e da sua empresa.
Do
O do é a hora de executar aquilo que foi previamente planejado. O momento que as coisas saem do papel!
Mas, cuidado! Nessa etapa é importante que os padrões para a execução sejam rigorosamente seguidos pelo plano feito anteriormente. Por isso é tão importante que o plano seja bem descritivo, para tornar essa etapa mais fácil.
Os imprevistos certamente ocorrerão e é inevitável que algo saia do planejado. O importante é fazer o levantamento do que não deu certo para a próxima etapa de checagem.
Check
A etapa do check é a hora de conferir. Sabe aquele levantamento feito sobre as coisas que saíram do planejado? É a hora de analisar esses dados.
É a oportunidade de checar e avaliar se o que foi planejado foi executado e se não foi por qual motivo. Esse é um exercício que permite comparar resultados e analisar se os objetivos foram alcançados e os problemas superados.
É nessa parte do Ciclo PDCA que vai ser comparado o resultado final com a expectativa e assim sondar quais as possíveis falhas e problemas que tenham acontecido na execução. É importante esse ponto estar bem definido para passar para a próxima etapa.
Act
A ação ou act é o momento de corrigir os problemas e as falhas, levantadas pelo check, com ações corretivas. É no momento do act que deve-se pensar nas possibilidades de padronização das ações para corrigir os problemas.
Por exemplo: você planejou seguir um padrão para um determinado processo, mas no check viu que não deu certo, essa é a etapa de corrigir. Nesse caso é definir um novo padrão a seguir.
Após as correções o ciclo deve iniciar de novo. Por isso o PDCA é um ciclo de melhora contínua, pois ele nunca para.
Pontos positivos do PDCA
O PDCA é uma ferramenta simples, que pode ser implementada sem investimentos e dificuldades.
Possibilita um aumento de qualidade e eficiência nos processos e uma análise detalhada de pontos que precisam de melhoria.
A cada Ciclo PDCA suas dificuldades passam a ser uma oportunidade de melhora efetiva da sua empresa.
Cada ciclo novo permite ter uma melhoria ainda mais significativa sobre o mesmo ponto. A cada plan sua empresa tem menos problemas referente aquela dificuldade que já passou por todo o ciclo.
Tome cuidado!
Como toda ferramenta, o Ciclo PDCA precisa de cuidado em alguns pontos:
O PDCA é um ciclo
Isso você já sabe, né? O que queremos atentar é que todas as etapas são igualmente importantes.
De nada adianta você planejar, fazer e checar mas pular a etapa de correção. E isso vale para todas as fases do ciclo.
Quando uma etapa é pulada ou feita sem atenção, pode haver prejuízo em todo o ciclo.
Prepare sua equipe
Venda a ideia do PDCA e treine sua equipe para seguir o planejado.
Não ter sua equipe alinhada antes de começar o ciclo pode ser perca de tempo. Seu time não saberá os objetivos, a metodologia e as expectativas do planejamento.
O ideal é, inclusive, sua equipe participar do plan.
Não pare o ciclo
Você viu melhorias e acha que é o suficiente? Saiba que sua empresa e seus processos podem sempre melhorar! Mantenha o andamento do ciclo para ter cada vez mais qualidade e eficiência.
Baby Steps e o Ciclo PDCA
Baby Steps é uma metodologia utilizada na área de informática, mais precisamente no desenvolvimento de software. Como o próprio nome sugere, Baby Steps ou Passos de Bebê é a metodologia que se pauta em pequenas mudanças, uma de cada vez.
No desenvolvimento, esse método propõe que seja feita pequenas tarefas e que essas sejam testadas antes de se passar às próximas. Assim, caso tenha algum erro ou necessidade de alteração é mais simples e menos frustrante. E no PDCA? Como o Baby Steps se aplica?
Bem, queremos mostrar que é mais eficiente ter um Ciclo PDCA curto, que permita mudanças pequenas mas muito mais rápidas, do que um longo que quando você esteja, por exemplo, na etapa check já sinta necessidade de um novo ciclo, pois suas necessidades já mudaram. Com ciclos longos, as mudanças demoram mais e o ciclo não é tão dinâmico e eficiente, quanto poderia ser.
Andar em passos de bebê permite, no Ciclo PDCA, mudanças menores mas maduras e eficientes. É mais fácil tratar um problema de cada vez, para então chegar no resultado final.
Já implementou o Ciclo PDCA na sua empresa? Conta pra gente nos comentários!
