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A importância da comunicação interna para uma empresa

A comunicação interna é fator decisor na produtividade e engajamento da equipe. Quer saber como melhorá-la e quais canais pode utilizar? Leia nosso post!

Autor: Francesca Rodrigues | Leia em 8 minutos
comunicação interna

Muito se discute no mundo corporativo sobre o aumento da produtividade, a motivação dos colaboradores e o engajamento dos times.

A maioria desses problemas podem ser resolvidos melhorando a comunicação entre o seu time, seja por meio de e-mails, de comunicados gerais e até mesmo nos momentos mais casuais.

Todas as comunicações que ocorrem dentro da empresa e para ela, são consideradas comunicações internas e é exatamente nelas que você precisa trabalhar.

Há quem acredite que trabalhar a comunicação interna da empresa é ter um grupo de WhatsApp e trocar e-mails frequentes, mas ela vai muito além disso.

Quer saber como estabelecer uma comunicação interna ideal na sua empresa e como ela pode trazer maiores resultados? Continue lendo nosso post!

Entendendo a comunicação interna

A comunicação, por si só, é quando você passa uma mensagem e o outro entende e vice-versa.

Comunicar não é somente transmitir uma informação de qualquer jeito, sem a preocupação com que o outro entenda.

Logo, a comunicação interna é o conjunto de ações que visam melhorar a transmissão de mensagens dentro de uma empresa, para garantir que o outro tenha entendido a sua mensagem, necessidade ou problema.

Ela é essencial para garantir que a cultura organizacional seja mantida, assim como que os comunicados importantes cheguem da mesma forma a todos os colaboradores.

A comunicação interna garante que todos os seus colaboradores estejam alinhados e se sintam pertencentes à empresa.

Além disso, traz uma série de benefícios para o seu negócio.

Aumento da produtividade

Esse é um ponto que, sem dúvidas, é buscado por praticamente todos os empreendedores.

Aumentar a produtividade é sinal de melhores resultados e a comunicação interna pode ajudar.

Você pode estar pensando que esses dois conceitos não tem nada a ver entre si, e vou explicar o por quê que sim, eles estão ligados.

Você já observou quanto tempo os seus colaboradores perdem para achar alguma informação?

Por exemplo: se um colaborador do financeiro precisar descobrir algo sobre a produção, como será todo o processo até que ele consiga?

Normalmente, esse colaborador vai parar o que está fazendo, ir até um colaborador da produção e pedir para que esse lhe explique como aquele determinado processo ocorre. Certo?

A comunicação interna preza por uma comunicação clara e enxuta, com documentações acessíveis de todas as áreas para todas as áreas.

Assim, para esse mesmo colaborador chegar a essa informação, seria necessário apenas abrir algum documento compartilhado. Bem mais rápido.

Diminui a taxa de rotatividade

Além de aumentar a produtividade, a comunicação interna permite diminuir a taxa de rotatividade, ou seja, fazer com que o colaborador permaneça mais tempo na sua empresa.

Isso acontece porque a comunicação interna faz com que o funcionário se sinta mais integrado à empresa, aumentando o seu sentimento de pertencimento.

Ao se sentirem integrados, além de diminuir a rotatividade, os seus funcionários se sentirão mais felizes e satisfeitos.

Espalha a cultura da sua empresa

Outro ponto a favor da comunicação interna é a divulgação da cultura da sua empresa.

A cultura da empresa diz respeito a como os funcionários e a comunidade vêem seu negócio.

Essa ligação entre a comunicação interna e a cultura organizacional se dá devido ao engajamento do time em relação ao negócio.

Funcionários engajados tendem a ser divulgadores da sua empresa, facilitando contratações e também fechamento de contratos.

Facilita a integração de novos funcionários

É normal que ao contratar novos colaboradores, esses passem por um período de adaptação.

E as informações que esse colaborador recebe ao entrar em uma nova empresa é fundamental para o seu sucesso.

Os canais de comunicação interna facilitam todo esse processo, integrando o colaborador mais rapidamente e fazendo com que o treinamento seja mais simples e rápido.

Ferramentas que facilitam a comunicação interna

Acredito que ao chegar aqui você deve estar pensando que precisa começar a trabalhar na comunicação interna agora mesmo.

Para ajudar, nós trouxemos as melhores ferramentas para implementar na sua empresa.

WhatsApp

O WhatsApp é, sem dúvidas, uma das ferramentas de comunicação interna mais utilizada pelas empresas.

Em regra geral, as empresas têm um grupo de WhatsApp para todos os colaboradores e outros separados por setor.

Essa ferramenta é muito utilizada pois permite uma comunicação objetiva e rápida.

É importante tomar cuidado para que as informações importantes não sejam perdidas no meio de conversas informais.

Portanto, utilize o WhatsApp como uma ferramenta de apoio e não para as principais comunicações sobre o seu negócio.

Google Drive

O Google Drive é um serviço de armazenamento e edição de arquivos online.

Por meio dele é possível fazer planilhas e documentos que podem ser compartilhados com todos da empresa.

O mais legal é que todos os arquivos feitos no Google Drive podem ser editados ao mesmo tempo.

Assim, sua equipe pode trabalhar em tempo real em documentos atualizados, sem correr o risco de ter alguma informação desencontrada devido ao armazenamento de arquivos nos computadores.

O Google Drive tem uma conta gratuita, aquela que você cria um email com o domínio @gmail.com e outra paga, onde você pode criar um e-mail com o domínio da sua empresa, como por exemplo, francesca@asseinfo.com.br.

Independente de qual escolher, o Google Drive é sempre uma boa pedida para otimizar a comunicação interna da sua empresa.

Slack

O Slack é um canal de comunicação interna muito utilizado, principalmente pelas empresas de tecnologia.

Essa ferramenta funciona como um chat, mas permite a integração de algumas funcionalidades, como por exemplo, enviar lembretes semanais sobre uma determinada reunião.

Além de permitir chamadas com áudio e vídeo e compartilhamento de documentos.

Essas customizações permitem que a comunicação seja mais rápida, ágil e eficiente, pois possibilita a criação de canais, como se fossem os grupos de WhatsApp, com determinadas pessoas.

A ferramenta oferece um plano gratuito e outro, mais completo, que é pago.

Entre seus clientes estão: trivago, Airbnb, IBM e Hubspot.

Não só ferramentas estrangeiras que merecem destaque dentro dos canais de comunicação interna, as próximas listadas são todas conterrâneas, daqui do Brasil.

SocialBase

A ferramenta brasileira SocialBase é uma rede social corporativa que tem como objetivo integrar toda a comunicação da empresa em um único canal.

Com recursos como chat, criação de grupos, enquetes e agenda, a ferramenta conta com versão para computadores e também celulares.

Skore

Outra ferramenta nacional que pode ajudar na comunicação interna é o Skore.

Essa ferramenta permite que você tenha todos os conteúdos relevantes em um só lugar e de forma acessível.

Isso é muito útil para treinamentos de novos colaboradores, por exemplo. Você pode configurá-lo de modo que todos os materiais importantes fiquem em uma única plataforma.

Você pode ainda integrar o Skore com o Google Drive e o Slack para atualizá-lo de forma automática.

Acelerato

A Acelerato é um sistema de help desk e gestão de projetos.

Se você não está muito acostumado com o termo help desk, é um sistema de gerenciamento de tickets,como abertura de chamados para os clientes e até mesmo análise desses dados.

Por meio desse tipo de sistema é possível tornar o atendimento ao cliente mais efetivo e rápido, já que pode-se enviar demandas para os setores adequados sem correr o risco de perder alguma informação importante.

Fácil123

Nossa última ferramenta listada para auxiliar na comunicação interna da sua empresa é o Fácil123.

Sistemas de gestão são ótimas ferramentas de comunicação interna, pois permitem que todas as informações cadastrais e outros dados fiquem centralizados em um único lugar.

Facilitando, assim, a comunicação interna como um concentrador de informações. Um ERP costuma ser essencial para as empresas, pois todas as informações importantes estão lá.

Últimas dicas para melhorar a comunicação interna

Independente de qual canal ou ferramentas utilizar, existem algumas dicas que podem otimizar esse processo.

Uma delas é ter uma política aberta de feedback, onde tanto o colaborador quanto o líder tem espaço para serem ouvidos.

É importante lembrar que o feedback é uma ferramenta para dar retorno sobre determinadas ações e não uma punição ou “puxada de orelha”.

Outra dica é utilizar diferentes canais de comunicação dentro da empresa, não limitando a comunicação em apenas um meio. Você pode apostar em grupos de WhatsApp, slack e sistema de gestão de tickets, por exemplo.

Assim, certamente conseguirá atingir todos os colaboradores da empresa.

É importante lembrar que todos os canais devem ter como ponto central a cultura da empresa. Pode-se apostar em e-mails mais descontraídos, com gifs, por exemplo, para uma empresa com espírito mais jovem.

Nossa última dica para melhorar a comunicação interna da sua empresa é promover a integração da mesma.

Fazer eventos e momentos de descontração, como um café da manhã, pode tornar um dia exaustivo de reunião mais leve.

Isso faz com que os colaboradores se aproximem, criando um ambiente mais agradável e amistoso para trabalhar.

Se gostar das nossas dicas não deixe de compartilhar nosso post para que mais empresas possam melhorar sua comunicação interna!