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6 dicas para classificar os seus gastos e receitas corretamente

Classificar os seus gastos e receitas é fundamental para a gestão financeira da sua empresa. Por isso, nesse post confira dicas práticas para classificá-los corretamente.

Autor: Francesca Rodrigues | Leia em 5 minutos

Para uma empresa, é muito importante saber o quanto tem para pagar e também para receber.

Mas, é igualmente importante saber para onde o dinheiro está indo e de onde ele está vindo.

Categorizar os seus gastos e as suas receitas serve exatamente para isso: entender o caminho do seu dinheiro e poder tomar alguma ação quando algo não sair como o planejado.

É por meio da categorização que é possível acompanhar o fluxo de caixa, ferramenta essencial para a gestão financeira de uma empresa.

Para saber como categorizar os seus gastos corretamente, continue lendo nosso post!

1. Saiba o que você vai ganhar com a categorização

A nossa primeira dica tem a ver com a visão da categorização.

É importante que você saiba que a classificação dos gastos e receitas serve para uma gestão macro da empresa, e não para uma administração micro.

Isso quer dizer que, durante a categorização, não há necessidade de separar a comissão de cada um dos vendedores, por exemplo, mas sim o valor todo que foi pago em comissões.

O mesmo vale para os salários: não precisa de uma categoria para cada colaborador, mas sim uma única categoria para todos os salários dos colaboradores.

Afinal, você vai analisar as saídas e entradas da empresa e não cada movimentação financeira.

Não se preocupe, vamos falar sobre as categorias em seguida. 😊

2. Não crie muitas categorias

A criação de categorias também precisa de atenção.

Você deve evitar criar muitas categorias, porque isso faz com que seus gastos sejam fracionados e você não vai conseguir ver plenamente os seus números.

Se você tiver, por exemplo, uma categoria para o salário de cada colaborador, para apurar o valor total gasto com salários será necessário somar cada linha.

Dessa forma, a apuração de dados se torna complexa e a leitura do fluxo de caixa fica comprometida.

O mesmo vale para os tributos.

Você pode, por exemplo, ter uma categoria para os tributos do Simples Nacional e uma outra para os outros tributos.

Os tributos do Simples Nacional vão variar proporcionalmente às suas vendas.

Já os outros tributos, como FGTS, INSS e IPTU, não tem muito o que fazer. Independente de vender ou não, você precisa pagá-los.

Então, não faz muito sentido ter eles separados, pois não há alguma ação que pode-se tomar em cima desse número.

Portanto, opte em ter o mínimo de categorias possíveis e se surgir necessidade de entender algum dado de forma mais esmiuçada, é só aumentá-las.

3. Não utilize a categoria outros!

É comum que as empresas criem uma categoria chamada outros para registrar todas as operações não cotidianas.

Esse é um grande erro.

Quando há categorias como outros ou diversos, as empresas passam a registrar todos os gastos e receitas não previstas como tal.

Isso faz com que você tenha relatórios que não condizem com a realidade. No final há um grande valor registrado nessas categorias que não sabe-se ao certo a que se referem.

Uma dica é ir criando as categorias conforme forem acontecendo. Não se preocupe em registrar todas as suas categorias logo no começo.

Quando aparecer uma despesa ou receita que não se enquadre às categorias anteriormente cadastradas, crie uma nova! 😉

4. Saiba diferenciar os custos das despesas

O entendimento de gastos, custos, despesas e investimentos também é fundamental para a gestão da classificação feita, o fluxo de caixa.

Muitos empreendedores não tem clareza desses conceitos e, por isso, não conseguem gerenciar seus negócios de forma efetiva.

Ter claro esses conceitos permite a leitura de relatórios importantes como a DRE.

Além disso, ajuda a identificar se os custos estão próximos do mercado e se as despesas estão elevadas ou não.

Assim, é possível tomar alguma medida antecipada para alavancar as vendas, reestruturar a empresa ou até mesmo investir mais com segurança.

Vamos explicar de forma resumida cada um desses conceitos, mas, caso você queira se aprofundar, recomendamos a leitura desse artigo.

Os gastos são todas as saídas de dinheiro da empresa e abrangem os custos e as despesas.

Os custos são os gastos relacionados com a produção, tudo aquilo que você gasta para levar seu produto ou serviço a ponto de ser vendido.

Já as despesas estão relacionadas com a administração do negócio e os gastos com comercial.

E os investimentos tem relação com os gastos para melhorar o produto ou serviço, ou ainda a imagem da empresa.

5. Não mascare a realidade

Nós já mostramos aqui no blog a importância de separar os gastos da empresa dos gastos pessoais.

Além de evitar problemas fiscais, com essa separação você consegue ter os resultados reais do seu negócio.

Um erro muito comum na categorização dos gastos e receitas é registrar as despesas pessoais como sendo da empresa.

Ao lançar uma conta de energia elétrica, por exemplo, como sendo da empresa, você está mascarando os dados do seu negócio.

Lembre-se: todos os pagamentos pessoais devem ser registrados como pró-labore.

Para facilitar esse trabalho, evite não misturar o dinheiro da empresa com o seu pessoal. Prefira ter contas separadas.

6. Utilize uma boa ferramenta de gestão

Nós disponibilizamos uma planilha gratuita de fluxo de caixa, para ajudar na gestão financeira do seu negócio.

Se você quiser fazer o download gratuito é só clicar aqui.

Mas, nós sabemos que fazer todo esse controle de forma manual pode ser muito trabalhoso.

Por isso, aliar uma boa ferramenta de gestão, como o Fácil123, pode ajudar bastante nesse controle.

Ficou com alguma dúvida sobre como categorizar os seus gastos e receitas corretamente? Deixe nos comentários!

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